ニューヨーク訪問を予定しています:英語の場合、特に「予定している」という表現を入れる必要はなく、「ニューヨークを訪問します」と言うだけで問題ありません。
「(ニューヨークを)訪問します」はwill visit (New York)でもwill be visiting (New York)でもOKです。
御社を訪問しお会いする:visit you ins your officeと表現すると1つの動詞だけで済み、簡潔な英語になります。日本語に忠実にVisit your office and see youとするとまだるっこい感じがします。
午前10時から11時までの間:between the hours of 10:00 a.m. and 11:00 a.m. hourは複数hoursになります。
a.m、p.m.を時間の前に置いて表記している例(例えばa.m. 11:00というように)を多く見かけますが、誤りです。
時間をおとりいただければ幸いです:「幸い」とあるのですぐhappyを使いたくなりますが、we will be happy if you….というようなかたちにすると、丁寧ではあるものの、文章が長くなってしまいます。「〜時間をとっていただけるといいのですが」というような意味でhopeを使い、hope you will be able to …とすると短い文で表すことができます。「時間をとる」はmake time available in your schedule, make time available for us, meet with usなどの表現が使えます。
イーメールでご返事いただければ幸いです:we look forward to receiving your response by email
以上から上の日本語は以下の英語で表現することができます:
The management of XYZ Corporation will be visiting New York on Tuesday, August 25, 2009. We would like to visit you in your office between the hours of 10:00 a.m. and 11:00 a.m. and hope you will be able to make time in your schedule.
We would like to discuss with you; our past year’s performance, current business conditions and our forecasts for the year. We look forward to receiving your response by email.